Un portal interno para ordenar el alta de clientes institucionales, desde la firma del contrato hasta el primer acceso a los servicios de red.
El alta de un cliente nuevo en Keane IT Infra arrastraba un recorrido manual que se apoyaba en planillas compartidas, correos sueltos y llamadas para confirmar el estado de cada trámite. Cuando entraba un organismo público o una empresa con varias sedes, el proceso se estiraba: validación de datos fiscales, asignación de rangos de direcciones, apertura de accesos en el centro de datos y coordinación con el área de ciberseguridad para revisar el perfil de riesgo.
El objetivo del proyecto fue concentrar ese recorrido en un portal único, con reglas claras sobre qué documentación se pide, quién aprueba cada paso y en qué momento se habilita el servicio. La idea no era reemplazar los sistemas internos, sino poner una capa de coordinación por encima para que nadie tuviera que preguntar por el estado de un alta.
Se definieron seis etapas: recepción de datos, verificación documental, diseño de la conectividad, aprobación de seguridad, provisión técnica y activación. Cada etapa tiene un responsable con nombre y un plazo máximo. El portal muestra el avance en un tablero compartido y dispara avisos cuando un paso queda detenido más de lo previsto.
Para los casos con fibra óptica dedicada, el flujo se conecta con la planificación de obra y con la agenda de los equipos de campo. Para los clientes que solo contratan servicios alojados en el centro de datos, se saltea la etapa de tendido y se pasa directo a la provisión lógica. Esa distinción evitó que dos tipos de alta muy distintos compartieran el mismo formulario.
El portal se puso en marcha con un grupo acotado de clientes institucionales y luego se extendió al resto de la cartera. Hoy el equipo comercial carga los datos una sola vez, el área técnica ve la cola de trabajo ordenada por prioridad y el responsable de seguridad revisa los perfiles antes de que se habilite cualquier acceso a la red troncal.
Quedan pendientes dos mejoras: integrar la firma digital de contratos dentro del mismo flujo y sumar un historial exportable para auditorías. Ambas están planificadas para el próximo ciclo de trabajo.
Ver el siguiente caso de la serie: Seasonal Booking Workflow. Para consultas sobre implementaciones similares, escribir a contacto.
Tres frentes de trabajo que muestran cómo se despliegan redes, se protegen datos y se ordenan procesos en el sector público y en parques tecnológicos. Cada caso tiene su propio contexto y nivel de avance.
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